مکاتبات بازرگانی بین المللی برای صادرات به تبادل اطلاعات و اسناد بین شرکت‌ها، سازمان‌ها و افراد در کشورهای مختلف با هدف انجام فعالیت‌های تجاری گفته می‌شود. این مکاتبات شامل طیف گسترده‌ای از ارتباطات از جمله استعلام قیمت، سفارش خرید، فاکتور، قرارداد، گزارش‌های بازرسی، اسناد حمل بین المللی کالا و سایر مدارک مربوط به معاملات تجاری است.
اهمیت اصول مکاتبات بازرگانی بین المللی در تسهیل و تسریع فرآیند تجارت بین‌المللی باعث ایجاد شفافیت و اعتماد بین طرفین معامله و کاهش ریسک‌های تجاری می شود. این مکاتبات به عنوان سوابق رسمی از توافقات و تعهدات طرفین عمل کرده و در صورت بروز اختلاف به عنوان مستندات قابل استناد مورد استفاده قرار می‌گیرند.
با پیشرفت فناوری و گسترش استفاده از اینترنت روش‌های مکاتبات بازرگانی بین المللی نیز دستخوش تغییر شده و ایمیل، پیام‌های فوری و سایر ابزارهای ارتباطی آنلاین جایگزین روش‌های سنتی مانند نامه و فکس شده‌اند.
اصول مکاتبات بازرگانی بین المللی
اصول مکاتبات بازرگانی بین المللی شامل دقت، وضوح، اختصار، احترام و حرفه‌ای بودن است. اگر به طور خلاصه بخواهیم بگوییم پرهیز از زیاده گویی و ارائه مطالب، احترام در مکاتبات و حرفه ای بودن در مکاتبات تجاری مهم است.
مزایای مکاتبات بازرگانی بین المللی
- ایجاد و حفظ روابط تجاری، تبادل اطلاعات دقیق و سریع، کاهش سوء تفاهم‌ها و افزایش اعتبار شرکت است. با استفاده از مکاتبات مؤثر شرکت‌ها می‌توانند به راحتی با شرکای تجاری خود در سراسر جهان ارتباط برقرار کرده و اطلاعات مورد نیاز را به سرعت تبادل کنند.
- مکاتبات بازرگانی بین المللی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اعتبار خود را در بازار جهانی افزایش دهند. با ارائه اطلاعات دقیق و حرفه‌ای شرکت‌ها می‌توانند نشان دهند که به جزئیات اهمیت می‌دهند و به تعهدات خود پایبند هستند.
- مکاتبات بازرگانی بین المللی نقش مهمی در تسهیل تجارت بین‌المللی و رشد اقتصادی کشورها ایفا می‌کند. شرکت‌ها می‌توانند به راحتی با بازارهای جدید آشنا شده و محصولات و خدمات خود را به مشتریان جدید عرضه کنند.
شرکت حمل و نقل بین‌المللی راهگشا کالا نقش مهمی در تسهیل تجارت بین‌المللی داشته باشد. این شرکت با ارائه خدمات حمل و نقل کالا از مبدأ به مقصد در سطح بین‌المللی به بازرگانان و شرکت‌ها کمک می‌کند تا محصولات خود را به بازارهای جهانی عرضه کنند و یا مواد اولیه و کالاهای مورد نیاز خود را از کشورهای دیگر وارد کنند.
ویژگی شرکت حمل و نقل بین المللی راه گشا کالا
حمل و نقل کالا: وظیفه اصلی این شرکت‌ها، حمل و نقل کالا از طریق زمینی، دریایی، هوایی و یا ترکیبی از این روش‌ها است.
ترخیص کالا از گمرک: این شرکت‌ها می‌توانند خدمات ترخیص کالا از گمرک را در مبدأ و مقصد ارائه دهند و به بازرگانان کمک کنند تا مراحل گمرکی را به سرعت و به درستی انجام دهند.
بیمه باربری: ارائه خدمات بیمه باربری برای حفاظت از کالا در برابر خطرات احتمالی در طول حمل و نقل.
انبارداری: ارائه خدمات انبارداری در مبدأ و مقصد برای نگهداری کالا قبل و بعد از حمل و نقل.
مشاوره بازرگانی: ارائه مشاوره در زمینه انتخاب بهترین روش حمل و نقل، بسته‌بندی مناسب کالا و سایر مسائل مربوط به بازرگانی بین‌المللی.
مدیریت زنجیره تأمین: ارائه خدمات مدیریت زنجیره تأمین برای بهینه‌سازی جریان کالا و اطلاعات از مبدأ تا مقصد.
پیگیری محموله: ارائه خدمات پیگیری محموله به مشتریان تا بتوانند از موقعیت مکانی کالای خود در هر لحظه مطلع شوند.
حمل و نقل ترکیبی (Multimodal Transportation): ارائه راهکارهای حمل و نقل ترکیبی که شامل استفاده از چندین روش حمل و نقل (مانند زمینی، دریایی و هوایی) برای بهینه‌سازی هزینه و زمان حمل و نقل است.
شرکت راهگشا کالا با ارائه این خدمات می‌تواند به بازرگانان کمک کند تا:
- کاهش هزینه‌های حمل و نقل
- کوتاه کردن زمان تحویل کالا
- کاهش ریسک‌های مربوط به حمل و نقل
- به بازارهای جدید دسترسی پیدا کنند.
- رقابت‌پذیری خود را در بازار جهانی افزایش دهند.
اصول بازرگانی تجاری
شناسایی اصول بازرگانی تجاری نیازمند درک جامعی از قوانین و مقررات حاکم بر تجارت، اصول اخلاقی کسب‌وکار و همچنین آگاهی از رویه‌های معمول در صنعت مربوطه است. در اینجا به چند راه کلیدی برای شناسایی این اصول اشاره می‌کنم:
مطالعه قوانین و مقررات
قوانین داخلی: هر کشوری قوانین و مقررات خاص خود را در زمینه تجارت دارد. مطالعه این قوانین، از جمله قوانین گمرکی، مالیاتی، صادرات و واردات، و قوانین مربوط به حمایت از مصرف‌کننده، برای شناخت اصول بازرگانی ضروری است.
قوانین بین‌المللی: تجارت بین‌المللی تحت تأثیر معاهدات و توافق‌نامه‌های بین‌المللی قرار دارد. آشنایی با این معاهدات، مانند توافق‌نامه‌های سازمان تجارت جهانی (WTO) و کنوانسیون‌های سازمان ملل متحد در زمینه حقوق تجارت بین‌الملل (UNCITRAL) برای درک اصول بازرگانی بین‌المللی حیاتی است.
بررسی رویه‌های تجاری:
قراردادها: مطالعه قراردادهای تجاری نمونه و همچنین قراردادهایی که در صنعت شما استفاده می‌شوند، می‌تواند به شما در شناخت رویه‌های معمول و الزامات قانونی کمک کند.
اسناد تجاری: آشنایی با اسناد تجاری مختلف، مانند فاکتورها، بارنامه‌ها، بیمه‌نامه‌ها، و اعتبارات اسنادی، برای درک نحوه انجام معاملات تجاری ضروری است.
اصطلاحات تجاری بین‌المللی (Incoterms): اینکوترمز مجموعه‌ای از اصطلاحات استاندارد است که در تجارت بین‌المللی برای تعیین مسئولیت‌ها و هزینه‌های خریدار و فروشنده استفاده می‌شود.
مشاوره با متخصصان:
وکلا و مشاوران حقوقی: مشورت با وکلا و مشاوران حقوقی متخصص در زمینه تجارت می‌تواند به شما در تفسیر قوانین و مقررات و همچنین در حل اختلافات تجاری کمک کند.
مشاوران مالی: مشاوران مالی می‌توانند در زمینه مسائل مالیاتی، حسابداری، و مدیریت ریسک در تجارت به شما کمک کنند.
متخصصان صنعت: مشورت با متخصصان و کارشناسان صنعت می‌تواند به شما در درک رویه‌ها و استانداردهای خاص صنعت شما کمک کند.
شرکت در دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی:
شرکت در دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی مرتبط با تجارت می‌تواند به شما در یادگیری اصول بازرگانی و همچنین در به‌روزرسانی اطلاعات خود کمک کند.
رعایت اصول اخلاقی:
- شفافیت و صداقت: در تمام معاملات تجاری خود شفاف و صادق باشید.
- عدالت و انصاف: با تمام طرف‌های تجاری خود با عدالت و انصاف رفتار کنید.
- مسئولیت‌پذیری: مسئولیت اعمال خود را بپذیرید و در صورت بروز اشتباه، آن را جبران کنید.
- احترام به قوانین و مقررات: قوانین و مقررات را رعایت کنید و از انجام هرگونه فعالیت غیرقانونی خودداری کنید.
با رعایت این راهکارها، می‌توانید اصول بازرگانی تجاری را به طور کامل شناسایی کرده و در فعالیت‌های تجاری خود به کار بگیرید.
روش‌های بازرگانی بین المللی برای صادرات
- صادرات مستقیم
- صادرات غیر مستقیم
- واردات مستقیم
- واردات غیر مستقیم
نکات کلیدی در مکاتبات بازرگانی خارجی
- آگاهی و شناخت از انواع مختلف مکاتبات تجاری از جمله (نامه‌های اداری، پیش‌فاکتورها، استعلام‌ها و غیره)
- توجه به ساختار و قالب‌بندی‌های مناسب مثل لحن و سبک نوشتاری، چیدمان نامه و الزامات زبانی
- رعایت ملاحضات فرهنگی و آداب و رسوم در ارتباطات تجارت بین‌المللی
- استفاده درست از ابزارهایی مثل نرم‌افزارهای ترجمه، فرهنگ لغات تجاری و وب‌سایت‌های مرجع
راه های مکاتبات تجاری برای صادرات و واردات
- نامه‌های تجاری
نامه‌های تجاری را می‌توان اصلی‌ترین و البته مهم‌ترین جزء مکاتبات بازرگانی دانست که هر بازرگانی در طول حیات کاری خود حتما به نوشتن آن ها نیاز پیدا می‌کند. موضوع نامه‌های تجاری می‌تواند بسیار متفاوت باشد.
مهم‌ترین نکات هنگام نوشتن نامه‌های تجاری خارجی
- تسلط به زبان طرف مقابل و نگارش نامه به آن زبان الزامی است
- بر روی نوشتن کلمات و عباراتی که بار حقوقی دارند، دقت کنید
- لحن نامه به گونه‌ای باشد که در طرف مقابل برداشت مثبتی ایجاد کند
- نامه خارجی حتما باید در سربرگ شرکت تنظیم گردد
- عنوان مناسب و جذاب انتخاب شود
- از اصطلاحات بازرگانی خارجی درست و به موقع استفاده شود
- فرهنگ، زبان، دین و هویت فرد و کشور موردنظر مورد احترام قرار بگیرد
- از بیان کلمات پیچیده، چند پهلو و مبهم خودداری کنید
- نامه به لحن رسمی نوشته شده و از الفاظ نامحترمانه خودداری شود
- حاوی اطلاعات تماس شماره تلفن، آدرس، ایمیل و موارد دیگر باشد
- محتوا نامه بازرگانی باید مفید، خلاصه و از کلی‌گویی پرهیز شود
- شخص حقیقی یا حقوقی مورد خطاب نامه کاملا مشخص باشد
- مستندات لازم را حتما به همراه نامه پیوست کنید
- در نامه معرفی محصولات، مشخصات دقیق کالا ذکر شود
- ایمیل تجاری
ایمیل یکی از بهترین راه‌ها و البته سریع‌ترین آن ها برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی است. از این راه می‌توان به راحتی به تمامی طرف‌های خارجی دسترسی پیدا کرد. هر چند در ایران کمتر از ایمیل برای ارتباط گرفتن استفاده می‌شود، اما این وسیله یکی از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در اکثر کشورهای جهان است.
مهم‌ترین نکات به هنگام ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی
- استفاده از ایمیل رسمی شرکت و شخصی حقوقی
- معرفی سمت در ایمیل
- پرهیز از ایمیل های تکراری
- استفاده از عنوان جذاب
- قراردادهای تجاری
یک بازرگان به احتمال زیاد نیاز دارد که در طول حیات کاری خود بارها نسبت به عقد قراردادهای تجاری و بازرگانی با طرف‌های و شرکت‌های خارجی اقدام کند. قراردادهای تجاری می‌تواند در موضوعات مختلفی از قبیل همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و مواردی از این قبیل باشد.
از آنجا که قرارداد تجاری یک سند حقوقی محسوب می‌شود، بنابراین در تدوین و عقد آن باید نهایت دقت را به خرج داد. برخی نهادها از قبیل اتاق بازرگانی بین‌المللی یا اتاق‌های مشترک بازرگانی بین کشورها، مسئول حل اختلاف و دعاوی تجاری بین طرف‌های تجاری هستند.
مهم ترین نکات در قراردادهای تجاری بین‌المللی را که نباید نادیده گرفت
- نام و مشخصات دقیق طرفین قرارداد کاملا ذکر شود
- کالا، محصول یا خدمت مورد تبادل با ذکر جزئیات مشخص شده باشد
- مشخص شدن فرد، نهاد یا دادگاهی که باید به اختلافات رسیدگی کند
- شرایط بعد از فسخ قرارداد از جانب یکی از طرفین روشن شده باشد
- مبلغ قرارداد، چگونگی پرداخت اقساط و نکات مالی با جزئیات بیان شود
- تاریخ دقیق شروع و خاتمه قرارداد بیان گردد
- مشخص شدن مسئولیت‌ها یا تعهداتی که هر کدام از طرفین باید اجرا کنند
- در صورت وجود، مکان و محل اجرای قرارداد مشخص باشد
- سپرده، مبلغ یا سندی که نشان‌دهند حسن انجام کار باشد، روشن شود
- در صورت وجود، نکات مربوط به حمل‌ونقل کالا، بارنامه و بیمه کالا مشخص باشد
- شبکه های اجتماعی
رسانه های اجتماعی در سال های اخیر رشد چشمگیری داشته و در تجارت بین المللی نیز راه یافته اند. دسترسی آسان و ارتباط با افراد مختلف از طریق شبکه های اجتماعی، رسانه های اجتماعی را به ابزاری عالی برای بازاریابی بین المللی محصولات، شناخت مشتری، ارتباطات و … تبدیل کرده است.
با وجود استفاده و مزایایی که شبکه های اجتماعی برای تجارت خارجی دارند، توجه به نکاتی در مورد آنها ضروری است تا مشکلی ایجاد نشود.
- از طریق شبکه اجتماعی محبوب این کشور با تجار ارتباط برقرار کنید.
- از تقلب در فضای مجازی نباید غافل شد و باید با احتیاط برخورد شود.
- شبکه های اجتماعی محلی برای قرارداد یا توافق نامه های حقوقی نیست.
- هر شبکه اجتماعی برای یک فعالیت خاص مناسب است.
قیمت تمام شده کالای ورداتی
بهای تمام شده کالای خریداری شده (کالای وارداتی) شامل موارد زیر است:
- قیمت کالای FOB
- هزینه حمل و نقل
- هزینه‌های بیمه
- حقوق و عوارض گمرکی
- سایر هزینه‌های واردات کالا
کلام آخر
در این مقاله سعی کردیم تا تمام نکات و اصول مکاتبات بازرگانی بین المللی برای صادرات و واردات را توضیح دهیم، اهمیت اصول مکاتبات بازرگانی بین المللی در تسهیل و تسریع فرآیند تجارت بین‌المللی باعث ایجاد شفافیت و اعتماد بین طرفین معامله و کاهش ریسک‌های تجاری می شود.
چنانچه نظر و انتقادی دارید می توانید از طریق قسمت دیدگاه های همین مقاله با ما به اشتراک بگذارید، جهت انجام خدمات حمل و نقل و یا مشاوره رایگان می توانید از طریق لینک های درج شده در پایین مقاله با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
سوالات متداول 😉