یکی از مهمترین مدارک مورد نیاز ترخیص کالا که باید از لحظهی خروج کالا تا تخلیهی آن در انبار گمرک، همراه راننده باشد، بیجک گمرکی است. این سند امکان ردگیری و پیگیری نیروی انتظامی برای جلوگیری از قاچاق و سواستفاده‌های قانونی را فراهم می‌کند و آشنایی با قوانین مربوطه برای هر تاجر و بازرگانی الزامی است.
HS Code مخفف Harmonized System و به معنای سیستم هماهنگ کننده است. یک سیستم استاندارد بین المللی کدگذاری و توصیف هارمونیزه ۸ یا ۱۰ رقمی کالا که از نام ها و اعداد برای طبقه بندی محصولات معاملاتی تشکیل شده است.کد کالای بین المللی مشخص کننده بسیاری از جزئیات کالا می باشد که در بازارهای جهانی خریداران و فروشندگان کالا در فاکتورهای فروش خود ثبت می کنند.
ترانشیپ یا ترانشیپمنت عبارت است از انتقال کالا تحت نظر گمرک از یک وسیله نقلیه به وسیله نقلیه دیگر. این نوع نقل و انتقال بیشتر در حمل و نقل ترکیبی رایج است که در آن از وسایل نقلیه مختلف از جمله کشتی، هواپیما، قطار، کامیون، تریلر و سایر وسایل برای ارسال کالا به مقصد استفاده می شود. جریان انتقال غالبا با تخلیه و بارگیری مجدد همراه بوده و به دو شکل انتقال مستقیم و انتقال غیر مستقیم می باشد.
اینکوترمز یک اصطلاح جهانی است و فقط به یک کشور یا یک منطقه محدود نمی‌شود. این اصطلاح جهانی معامله بین واردکننده و صادرکننده را تعریف می‌کند تا هر دو طرف از مسائلی همچون وظایف، هزینه ها، خطرات، مسئولیت ها و همچنین مدیریت تدارکات و حمل و نقل؛ از پذیرش محصول گرفته تا تحویل آن را به خوبی درک کنند.
این اصطلاح میتواند بدون توجه به روش حمل و همچنین هنگامی که بیش از یک روش حمل استفاده شده است، به کار رود."کرایه حمل تا مقصد پرداخت شده" یعنی اینکه فروشنده کالا را در محل تعیین شده (اگر چنین محلی بین طرفین توافق شده باشد) به حمل کننده یا شخص دیگری که توسط فروشنده انتخاب شده تحویل می دهد. فروشنده باید قرارداد حمل را منعقد و هزینه حمل لازم برای رسیدن کالا به محل تعیین شده در مقصد را بپردازد.در این قاعده بعد از تهیه و تولید کالا توسط فروشنده، پروسه حمل داخلی نیز به وسیله خود این فرد صورت میگیرد. فروشنده باید در طی این قانون، اقدام به پرداخت هزینه های صادراتی نموده و کالا را به منظور ارسال به مقصد از گمرک مبدأ ترخیص کند.
«تحویل به حمل کننده» یعنی این که فروشنده باید کالا را در محل کار خویش یا محل تعیین شده دیگری، به حمل کننده یا شخص دیگری که از سوی خریدار تعیین شده، تحویل دهد. این اصطلاح میتواند بدون توجه به روش حمل و همچنین در مواردی که بیش از یک روش حمل استفاده شده است، به کار رود.
هرگاه کالایی از یک گمرک به گمرک دیگری به جهت ترخیص یا خروج از کشور خارج شود بدون آنکه حقوق ورودی و عوارض مربوطه پرداخت شود، ترانزیت صورت گرفته است. شرکت های حمل ونقل بین المللی در مقابل ارائه بن ترانزیت، مجاز به حمل محمولات ترانزیتی برای مشتریان خود هستند.
